À partir du 1er septembre 2021, nous vous accueillons à nouveau dans tous nos bureaux mais uniquement sur rendez-vous.

Déposer un listing clients (ou liste annuelle des clients assujettis) via Intervat

Après connexion à Intervat, allez dans l’onglet « Tableau de bord ».

Vous pouvez déposer votre listing clients :

  • soit « par fichier XML », ce qui est conseillé si vous possédez un logiciel comptable adapté.
  • soit « par écran », si vous ne possédez pas de logiciel comptable adapté.
    Vous encodez les données du listing clients directement dans Intervat.
  • soit « par fichier Excel », si vous souhaitez travailler hors ligne et que vous ne possédez pas de logiciel comptable adapté.
    Vous ne pourrez pas choisir cette option si vous déposez des listings clients pour d’autres entreprises en tant que mandataire.


tableau de bord d’Intervat - par écran ou par fichier

Comment déposer un listing clients annuel standard ?

  • Par fichier XML

    1. Chargement du fichier

    Dans l’onglet « Tableau de bord » :

    • chargez votre fichier,
    • sélectionnez « Liste clients » dans « Type d’envoi »,
    • cliquez sur « Continuer » pour passer à l’étape suivante.

    Vous pouvez également sélectionner l’option « Recharger dans les écrans » si votre fichier ne contient qu’un seul listing clients annuel. Dans ce cas, suivez la procédure de dépôt par écran.

    listing clients par fichier : chargement et type d’envoi
     

    2. Validation des données

    Si un message d’erreur apparaît, vérifiez les causes d’erreur possibles.

    Si votre fichier n’est pas conforme, une nouvelle ligne apparaît dans « Mes envois » avec le statut « Rejeté ».

    Si votre fichier ne contient pas d’erreur, une nouvelle ligne apparaît dans « Mes envois » avec le statut « Validé ».

    Cliquez sur  pour continuer le dépôt du listing clients.

    mes envois : fichier validé mais non signé

    Dans la section « Validation des données introduites », vous ne devriez avoir aucune erreur détectée.

    Cliquez sur « Étape suivante ».

    validation des données : aucune erreur détectée
     

    3. Signature

    Dans la dernière section « Récapitulatif des données introduites & accord », cliquez sur « Signer et soumettre ».

    bouton signer et soumettre, précédé de la mention pour accord, je signe électroniquement cet envoi
     

    4. Accusé de réception

    En revenant à l’onglet « Tableau de bord », vous devriez avoir une nouvelle ligne avec votre listing clients avec le statut « Succès ».

    Vous pouvez télécharger votre accusé de réception en cliquant sur PDF.

    mes envois : listing clients avec statut succès

  • Par écran

    Vous devez compléter les champs suivants :

    • champs avec astérisque : toujours.
    • champs sans astérisque : uniquement s’ils concernent votre situation.

    Un conseil : sauvegardez régulièrement la déclaration lors de l’encodage.

    Vous pouvez le faire dès que vous arrivez à l’encodage des « Données de la déclaration » en cliquant sur « Télécharger les données introduites » dans le coin inférieur droit.

    1. Numéro de TVA

    Dans l’onglet « Tableau de bord » :

    • entrez le numéro TVA de l’entreprise,
    • sélectionnez « Liste clients » dans « Type de déclaration »,
    • cliquez sur « Continuer ».

    déclaration par écran : numéro de TVA et type de déclaration
     

    2. Informations générales

    Dans la section « Informations générales »,

    • Dans la partie « Déclarant », ajoutez et confirmez votre adresse e-mail.

      déclaration par écran : coordonnées du déclarant : adresse, mail, téléphone
       
    • Dans la partie « Période de la déclaration », indiquez l'année.
      Cochez la case «  Liste pour l’année en cours en fonction d’un arrêt » pour déposer votre listing clients pour l’année en cours uniquement si vous mettez fin à votre activité.

      listing clients par écran : cocher la case « liste pour l’année en cours en fonction d’un arrêt
    • Si vous êtes au régime de franchise de la taxe, inscrivez votre chiffre d’affaires dans la partie « Petite entreprise ».

      listing clients par écran – régime de franchise : compléter le chiffre d’affaires
    • Si vous êtes soumis au régime agricole, vous devez cocher dans la partie « Exploitant agricole » :

      • soit « Je suis exploitant agricole et je suis tenu au dépôt du relevé intracommunautaire annuel ».

      • soit « Je suis exploitant agricole mais je ne suis pas tenu au dépôt du relevé intracommunautaire annuel ».

        listing clients par écran – exploitant agricole : cocher si vous êtes exploitant agricole tenu ou non au dépôt d’un relevé intracommunautaire annuel

    • Si vous êtes mandataire, complétez la partie « Mandataire ».
      Si vous ne possédez ni numéro TVA ni TIN (numéro de douane), sélectionnez « Autre » et utilisez votre numéro national.

      déclaration par écran : coordonnées du mandataire : identifiant, adresse, mail, téléphone
       
    • Cliquez sur « Étape suivante » en bas de la page.
       

    3. Données de la déclaration

    Dans la section « Données de la déclaration », ajoutez une ligne par client. Pour chacune d’entre elles, indiquez:

    • le numéro TVA,
    • le montant annuel des transactions TVA non comprise,
    • le montant annuel de la TVA se rapportant à ces transactions (« 0,00 » est un montant correct).

      Pour chaque montant, mentionnez deux décimales.

    listing clients par écran : liste clients : numéro TVA, chiffre d’affaires TVA non comprise, montant TVA
    Pour ajouter une transaction, cliquez sur plus
    Pour supprimer une transaction, cliquez sur supprimer
     

    4. Annexes et commentaires

    Dans la section « Commentaire »,  vous avez la possibilité de déposer une annexe et/ou un commentaire.

    La taille des annexes est limitée à 5,2 MB et les formats de fichier acceptés sont les suivants : PDF, TIFF et JPEG.

    Cliquez sur sauvegarder pour ajouter une annexe.

    La taille des commentaires est limitée à 10.000 caractères.

    Cliquez ensuite sur « Étape suivante ».

    déclaration par écran - ajouter des annexes ou commentaires
     

    5. Validation des données

    Dans la section « Validation des données introduites », vous ne devriez avoir aucune erreur détectée.

    Si un message d’erreur apparaît, vérifiez les causes d’erreur possibles. Si vous ne corrigez pas l’erreur qui bloque le dépôt, votre listing clients apparaîtra avec le statut « Rejeté ».

    Cliquez sur « Étape suivante ».

    validation des données : aucune erreur détectée
     

    6. Signature

    Dans la dernière section « Récapitulatif des données introduites & accord », cliquez sur « Signer et soumettre ».

     bouton signer et soumettre, précédé de la mention pour accord, je signe électroniquement cet envoi 
     

    7. Accusé de réception

    En revenant au « Tableau de bord », vous devriez avoir une nouvelle ligne avec votre listing clients avec le statut « Succès ».

    Vous pouvez télécharger votre accusé de réception en cliquant sur PDF.

    mes envois : listing clients avec statut succès et signé

  • Par fichier Excel

    Dans Intervat, vous pouvez déposer votre listing clients annuel (et votre relevé intracommunautaire) via un fichier Excel.

    Vous n'avez plus besoin d'introduire manuellement de longues listes via les écrans. Vous évitez aussi le risque de perte de données.

    Vous devez impérativement utiliser notre modèle de fichier Excel.

    1. Chargement du fichier

    Dans l’onglet « Tableau de bord » :

    • chargez votre fichier,
    • sélectionnez « Listing clients » dans « Type d’envoi »,
    • cliquez sur « Continuer » pour passer à l’étape suivante.

    Vous pouvez également sélectionner l’option « Recharger dans les écrans » si votre fichier ne contient qu’un seul listing clients annuel. Dans ce cas, suivez la procédure de dépôt par écran.

    listing clients par fichier excel : chargement et type d’envoi
     

    2. Validation des données

    Si un message d’erreur apparaît, vérifiez les causes d’erreur possibles.

    Si votre fichier n'est pas conforme, une nouvelle ligne apparaît dans « Mes envois » avec le statut « Rejeté ».

    Si votre fichier ne contient pas d’erreur, une nouvelle ligne apparaît dans « Mes envois » avec le statut « Validé ».

    Cliquez sur check pour continuer le dépôt du listing clients.

    mes envois : fichier validé mais non signé

    Dans la section « Validation des données introduites », vous ne devriez avoir aucune erreur détectée.

    Cliquez sur « Étape suivante ».

    alidation des données : aucune erreur détectée
     

    3. Signature

    Dans la dernière section « Récapitulatif des données introduites & accord », cliquez sur « Signer et soumettre ».

    bouton signer et soumettre, précédé de la mention pour accord, je signe électroniquement cet envoi
     

    4. Accusé de réception

    En revenant à l’onglet « Tableau de bord », vous devriez avoir une nouvelle ligne avec votre listing clients avec le statut « Succès ».

    Vous pouvez télécharger votre accusé de réception en cliquant sur PDF.

    mes envois : listing clients avec statut succès

Comment déposer un listing clients annuel « néant » ?

  • Par fichier XML

    1. Chargement du fichier

    Dans l’onglet « Tableau de bord » :

    • chargez votre fichier,
    • sélectionnez « Liste clients » dans « Type d’envoi »,
    • cliquez sur « Continuer » pour passer à l’étape suivante.

    Vous pouvez également sélectionner l’option « Recharger dans les écrans » si votre fichier ne contient qu’un seul listing clients annuel. Dans ce cas, suivez la procédure de dépôt par écran.

    listing clients par fichier : chargement et type d’envoi
     

    2. Validation des données

    Si un message d’erreur apparaît, vérifiez les causes d’erreur possibles.

    Si votre fichier n’est pas conforme, une nouvelle ligne apparaît dans « Mes envois » avec le statut « Rejeté ».

    Si votre fichier ne contient pas d’erreur, une nouvelle ligne apparaît dans « Mes envois » avec le statut « Validé ».

    Cliquez sur  pour continuer le dépôt du listing clients.

    mes envois : fichier validé mais non signé

    Dans la section « Validation des données introduites », vous ne devriez avoir aucune erreur détectée.

    Cliquez sur « Étape suivante ».

    validation des données : aucune erreur détectée
     

    3. Signature

    Dans la dernière section « Récapitulatif des données introduites & accord », cliquez sur « Signer et soumettre ».

    bouton signer et soumettre, précédé de la mention pour accord, je signe électroniquement cet envoi
     

    4. Accusé de réception

    En revenant à l’onglet « Tableau de bord », vous devriez avoir une nouvelle ligne avec votre listing clients avec le statut « Succès ».

    Vous pouvez télécharger votre accusé de réception en cliquant sur PDF.

    mes envois : listing clients avec statut succès

  • Par écran

    Vous avez deux possibilités :

    • soit utiliser la méthode accélérée comme décrit ci-dessous.
      (Sauf pour les assujettis au régime de la franchise de la taxe qui sont obligés de passer par toutes étapes pour déposer leur listing clients annuel « néant »).
    • soit passer par toutes les étapes du dépôt d’un listing clients annuel standard.

    1. Numéro de TVA

    Dans l’onglet « Tableau de bord » :

    • entrez le numéro TVA de l'entreprise,
    • sélectionnez  « Liste clients » dans « Type de déclaration »,
    • cochez la case « Je veux faire une déclaration néante »,
    • indiquez l’année correspondante,
    • cochez la case «  Liste pour l’année en cours en fonction de l’arrêt » pour déposer votre listing clients pour l’année en cours uniquement si vous mettez fin à votre activité.
    • si vous êtes au régime de la franchise de la taxe, indiquez votre chiffre d’affaires (avec deux décimales),
    • cliquez sur « Continuer ».

    listing clients par écran : case cochée je veux faire une déclaration néant

    2. Validation des données

    Si vous ne rencontrez pas de message d’erreur, une nouvelle ligne apparaît dans « Mes envois » avec le statut « Validé ».

    Si un message d’erreur apparaît, vérifiez les causes d’erreur possibles. Si vous ne corrigez pas l’erreur qui bloque le dépôt, votre déclaration apparaîtra avec le statut « Rejeté ».

    Cliquez sur check pour continuer le dépôt du listing clients.

    mes envois : listing clients néant validé mais non signé

    Dans la section « Validation des données introduites », vous ne devriez avoir aucune erreur détectée.

    Cliquez sur « Étape suivante ».

    validation des données : aucune erreur détectée

    3. Signature

    Dans la dernière section « Récapitulatif des données introduites & accord », cliquez sur « Signer et soumettre ».

    bouton signer et soumettre, précédé de la mention pour accord, je signe électroniquement cet envoi

    4. Accusé de réception

    En revenant au « Tableau de bord », vous devriez avoir une nouvelle ligne avec votre listing clients avec le statut « Succès ».

    Vous pouvez télécharger votre accusé de réception en cliquant sur .

    mes envois : listing clients avec statut succès et signé

  • Via la déclaration périodique

    Cette option permet aux déclarants périodiques de déposer un listing clients annuel « néant » en cochant la case prévue à cet effet dans leur déclaration périodique relative à la dernière période de l’année calendrier.

    Nous prendrons également en compte les cases cochées dans les déclarations TVA périodiques relatives aux trois premiers mois ou au premier trimestre de l'année suivante à laquelle se rapporte le listing clients.

    Dans la déclaration TVA

    Dans la section « Données de la déclaration », cochez la case « Pas de clients à reprendre sur le listing des clients ».

    déclaration par écran : cocher : pas de clients à reprendre sur le listing clients

    Une fois que vous avez déposé votre déclaration, votre listing clients sera automatiquement considéré comme un listing clients annuel « néant ».

Que vérifier en cas de message d’erreur lors du dépôt d’un listing clients annuel ?

  • Par fichier XML

    Le schéma XSD et les balises

    Vérifiez si votre fichier XML inclut le bon schéma XSD.

    Les balises vierges ne sont pas autorisées. Vous devez donc remplir chaque balise que vous mentionnez.

    Le nom de votre fichier

    N’utilisez pas de caractères accentués ou spéciaux tels que : é, è, ç, ù, ë, É, È, &, $, *, <,>, +, | , /, \, « , », « ; »...

    Si vous utilisez un fichier compressé (.VAT), le nom du fichier joint doit être le même dans la description du fichier et dans le XML.

    Le format des nombres

    Chaque nombre doit comporter deux décimales après la virgule (par exemple : « 123,40 », « 456,00 »).

    Le format des adresses e-mail

    Vérifiez qu’une virgule n’a pas été utilisée à la place d’un point dans les adresses e-mail. (C’est une erreur fréquente lors de l’utilisation du pavé numérique, qui donne une virgule au lieu d'un point.) 

    La mention de la période

    Vous devez introduire l'année pour laquelle vous déposez votre listing clients.

    Une ligne par client

    Additionnez les montants des factures envoyées à un même client sur une ligne. Votre listing clients annuel ne doit contenir qu’une seule ligne (et donc un seul montant) par client.

    La nationalité des clients

    Vérifiez que tous les clients repris sont des assujettis TVA belges imposables.

    Les assujettis TVA étrangers de l’Union européenne doivent être repris dans un relevé intracommunautaire.

    Les assujettis soumis au régime de la franchise de la taxe

    Vous devez obligatoirement indiquer votre chiffre d’affaires.

    Les copier-coller

    Évitez la fonction copier/coller. Cela peut provoquer de multiples erreurs dans Intervat.


    Que signifient les icônes devant les messages d’erreur ?

  • Par écran

    Le format des nombres

    N’y a-t-il pas un espace avant ou après le montant ?

    Montant avec un espace excédentaire après le dernier chiffre

    Avez-vous bien mentionné les deux décimales ?

    montant avec un seul chiffre après la virgule

    La mention de toutes les informations nécessaires

    Lorsque vous ne mentionnez pas toutes les informations nécessaires (confirmation de votre e-mail, année etc.), vous ne pouvez pas accéder à la section suivante.

    Les exploitants agricoles

    Le message d’erreur suivant apparaît si vous n’avez coché :

    • ni « Je suis exploitant agricole et je suis tenu au dépôt du relevé intracommunautaire annuel ».
    • ni « Je suis exploitant agricole mais je ne suis pas tenu au dépôt du relevé intracommunautaire annuel ».

    erreur listing clients : l’exploitant agricole n’a pas coché s’il dépose ou non un relevé intracommunautaire

    Les assujettis soumis au régime de la franchise de la taxe

    Le message d’erreur suivant apparaît si vous n’avez pas indiqué de chiffre d’affaires.

    erreur listing clients – régime de franchise de la taxe : chiffre d’affaires manquant


    Que signifient les icônes devant les messages d’erreur ?

  • Par fichier Excel

    Le modèle de fichier Excel

    Utilisez obligatoirement notre  modèle de fichier Excel (XLSX, 183.2 Ko).

    Ne changez pas sa mise en forme afin de conserver le format des cellules, les menus déroulants existants et certains messages d’erreur intégrés.

    • « Chiffre d’affaires TVA non comprise » et « Montant de la TVA » sont au format « Nombre »
    • Les autres cellules sont au format « Texte ».
       

    Les champs à compléter

    Complétez uniquement les champs blancs. Les champs grisés sont protégés et complétés automatiquement.

    Complétez le champ «  Liste pour l’année en cours en fonction d’un l’arrêt » uniquement si vous déposez ce listing car vous mettez fin à votre activité.

    Vous ne devez pas compléter le champ « Exploitant agricole : relevé intracommunautaire » si vous n’êtes pas concerné.

    Si vous êtes soumis au régime de la franchise de la taxe (= petite entreprise), vous devez indiquer votre chiffre d’affaires.

    Une ligne par client

    Additionnez les montants des factures envoyées à un même client sur la même ligne. Votre listing clients annuel ne doit contenir qu’une seule ligne et donc un seul montant par client.

    La nationalité des clients

    Vérifiez que tous les clients repris sont des assujettis TVA belges imposables.

    Les assujettis TVA étrangers de l’Union européenne doivent être repris dans un relevé intracommunautaire.

    Le montant de la TVA

    Vous devez toujours indiquer un montant de la TVA. Si ce montant est zéro, vous devez indiquer « 0,00 ».

    Le numéro de TVA

    Indiquez uniquement le numéro de TVA (10 chiffres, « 0 » inclus) sans le code du pays.

    Le format des adresses e-mail

    Vérifiez qu’une virgule n’a pas été utilisée à la place d’un point dans les adresses e-mail. (Lors de l’utilisation du pavé numérique, c’est une erreur fréquente qui donne une virgule au lieu d'un point.) 

    La mention de la période

    Vous devez introduire l'année pour laquelle vous déposez votre listing clients.

    Les caractères dans les nom et contenu du fichier

    N’utilisez pas de caractères accentués ou spéciaux tels que : é, è, ç, ù, ë, É, È, &, $, *, <,>, +, | , /, \, « , », « ; »...

    Le format des nombres et des montants

    Chaque nombre doit comporter deux décimales après la virgule (par exemple : « 123,40 », « 456,00 »).

    Vérifiez que les montants ne contiennent ni point ni symbole monétaire (par exemple : « 1500 »).

    Les formules et liens

    Vérifiez que votre fichier ne contient aucune formule ou lien vers d’autres feuilles de calcul.

    Les copier-coller

    Évitez la fonction copier/coller. Cela peut provoquer de multiples erreurs dans Intervat.