Enregistrement contrat de bail

Bon à savoir :
  • Vous pouvez faire facilement et rapidement enregistrer vos contract de bail vous-même en ligne sur MyRent.
  • Vous pouvez déposer une garantie locative via MyMinfin sans frais supplémentaires. Vous trouverez plus d'informations sur la garantie locative dans cette rubrique FAQ.

Questions fréquemment posées contrat de bail

  • Un contrat de bail doit-il être enregistré et par qui ?
    si le contrat de bail concerne... alors...
    un immeuble affecté exclusivement à l’habitation d'une famille ou d'une personne seule

    Exemples : une maison, un appartement, un kot, une seconde résidence.
    • le propriétaire (le bailleur) doit faire enregistrer le contrat de bail
    • le locataire peut - il n'est donc pas obligé - faire enregistrer le contrat de bail

    Remarques :
    • l'enregistrement est gratuit
    • le contrat doit être enregistré dans les deux mois qui suivent sa signature
    un immeuble qui n'est pas affecté exclusivement à l’habitation d'une famille ou d'une personne seule

    Exemples : une maison avec commerce ou avec bureau à usage professionnel, un immeuble de commerce, un bâtiment industriel, un terrain, un parking.
    le propriétaire (le bailleur) ou le locataire doivent faire enregistrer le contrat de bail

    Remarques :
    • l'enregistrement n'est pas gratuit
    • le contrat doit être enregistré dans les quatre mois qui suivent sa signature

    Remarques :

    • les contrats de bail qui concernent une habitation affectée à titre de résidence principale (une maison, un appartement mais pas un kot ou une résidence secondaire) doivent être faits par écrits
    • les contrats de bail en cours avant le 1er janvier 2007 et qui concernent des immeubles affectés au logement d'une famille ou d'une personne seule et qui n'avaient pas été enregistrés devaient être enregistrés avant le 1er juillet 2007
  • En quoi consiste l’enregistrement d’un contrat de bail ?

    Lors de l’enregistrement d’un contrat de bail le bureau Sécurité juridique compétent inscrit dans un registre les principales données du contrat de bail écrit.

    Cette inscription est confirmée par la réception de la relation d’enregistrement du contrat pour les baux soumis au format papier.

    Une fois enregistré, le contrat soumis au format numérique via l'application MyRent, pourra être consulté dans MyMinFin.

  • Comment puis-je savoir si mon contrat de bail est enregistré ?

    Vous pouvez vérifier vous-même si votre contrat de bail est bien enregistré via MyMinfin.

    1. Identifiez-vous à l’aide de votre e-ID ou via Itsme
    2. Cliquez sur « Consulter mes baux de location » dans la rubrique « Mon habitation et mes biens immobiliers »
  • J'ai reçu un accusé de réception. Est-ce que cela signifie que mon contrat de bail est enregistré à partir de maintenant ?

    Non, l’accusé de réception indique seulement que nous avons bien reçu votre demande.

    • Si votre demande est recevable, vous recevrez un deuxième document, à savoir la relation d’enregistrement. C'est la preuve que votre bail a bien été enregistré.
    • Si votre demande n'est pas recevable, vous recevrez soit une demande d'informations complémentaires, soit votre demande sera refusée.
  • Pourquoi faire enregistrer un contrat de bail ?

    Faire enregistrer un contrat de bail donne une « date certaine » au contrat de bail. Cela veut dire que personne ne pourra contester cette date et que le contrat enregistré est « opposable aux tiers ». C’est important tant pour le bailleur que le locataire.

    Protection du locataire

    • Si le contrat de bail d’une habitation utilisée comme résidence principale a été enregistré, le locataire bénéficie d’une protection légale en cas de vente de l’immeuble qu’il loue. En effet, il est protégé d’une expulsion par le nouveau propriétaire-bailleur qui est tenu de respecter le contrat de bail enregistré
    • Si le contrat de bail d’une habitation utilisée comme résidence principale conclu pour une période de plus de trois ans n’est pas enregistré, le locataire pourra mettre fin au contrat de bail sans préavis

    Protection du bailleur (propriétaire)

    • Si le propriétaire a enregistré le contrat de bail d’une habitation utilisée comme résidence principale, le locataire devra donner un préavis pour mettre fin au bail (c'est ce que la loi appelle la protection du bailleur)
    • L’enregistrement d’un contrat de bail relatif à un immeuble qui est loué dans ce même contrat de bail, en partie à titre d’habitation et en partie à d’autres fins (par exemple, un magasin ou un bureau), présente également l’avantage pour le bailleur que les revenus seront calculés et imposés distinctement pour chaque partie. En l’absence d’enregistrement de ce contrat de bail par contre, le total des revenus locatifs nets est imposable
  • Quelles mentions doit comporter un contrat de bail ?

    Pour pouvoir enregistrer votre bail, le contrat doit comporter au moins les mentions suivantes :

    • le nom, les prénoms, la date et le lieu de naissance et l’adresse du bailleur (propriétaire)
    • le nom, les prénoms, la date et le lieu de naissance et l’adresse du locataire
    •  pour une personne morale: le numéro d’entreprise* et la dénomination sociale et l’adresse du siège social
      * à défaut d’attribution d’un numéro d'entreprise, le siège social avec certification de l’absence d’attribution du numéro d’entreprise dans l'acte ou dans une déclaration complétive signée au pied de l'acte
    • l’adresse et le descriptif (c’est-à-dire, la désignation de tous les locaux et parties d’immeubles couvrant l’objet locatif) du bien loué, de préférence avec références cadastrales
    • la date (jour/mois/année) à laquelle la location prend cours et la durée de la location (de préférence avec les dates de début et de fin)
    • le montant du loyer (loyer et charges)
    • la date de signature (jour/mois/année)
    • les signatures du bailleur et du locataire
  • Comment puis-je faire enregistrer un contrat de bail ?

    Vous pouvez faire enregistrer votre contrat de bail de deux manières.

    1. En ligne via l’application MyRent

    • Parcourez les différents écrans.
    • Faites une copie en format PDF du contrat de bail et chargez-la dans l’application.
    • Envoyez votre demande.

    Vous recevrez un accusé de réception de votre demande. Vous recevrez la relation d’enregistrement (la preuve de paiement) lorsque votre contrat de bail sera enregistré. Vous serez contacté, s’il s’avère que votre demande est incomplète.

    2. Par poste

    • Téléphonez au n° général du SPF Finances : 02 572 57 57 et indiquez quel type de contrat vous voulez faire enregistrer.
    • Un de nos collaborateurs vous enverra un formulaire standard. Il existe 3 versions, selon le document à faire enregistrer :
      • Demande d’enregistrement d’un contrat de bail avec ou sans état des lieux ;
      • Demande d’enregistrement d’un état des lieux locatif présenté séparément ;
      • Demande d’enregistrement d’un sous-bail ou d’un avenant, d’une cession ou résiliation de bail ou de sous-bail.
    • Remplissez le formulaire et ajoutez une copie du document.
    • Envoyez le formulaire avec la copie du document dans une enveloppe suffisamment affranchie au centre de scanning du SPF Finances. L’adresse du centre de scanning se trouve sur le formulaire.

    Une fois votre bail enregistré, vous recevrez la relation d’enregistrement (la preuve de paiement). Vous serez contacté, si votre demande est incomplète.

    Important : le contrat doit toujours être signé par les deux parties.

  • Quand dois-je faire enregistrer le contrat de bail ?

    Pour un immeuble affecté exclusivement à l’habitation d’une famille ou d’une personne seule, vous devez faire enregistrer le contrat de bail dans les deux mois qui suivent la signature du contrat.

    Pour un immeuble qui n'est pas affecté exclusivement à l’habitation d’une famille ou d’une personne seule comme un bâtiment industriel, un terrain ou encore un parking, vous devez faire enregistrer le contrat de bail dans les quatre mois qui suivent la signature du contrat.

    Lorsque le dernier jour du délai est un jour de fermeture des bureaux, le délai est prolongé jusqu’au premier jour ouvrable qui suit son expiration.

    Exemple : le contrat de bail d'un appartement signé le 21 mai 2012 doit être enregistré au plus tard pour le 23 juillet 2012 puisque les 21 et 22 juillet 2012 sont un jour férié et un dimanche.

  • Combien coûte l’enregistrement d’un contrat de bail ?

    Pour un immeuble affecté exclusivement à l’habitation d’une famille ou d’une personne seule, l'enregistrement d'un contrat de bail est gratuit.

    Pour un immeuble qui n'est pas affecté exclusivement à l’habitation d’une famille ou d’une personne seule comme un bâtiment industriel, un terrain ou encore un parking, l'enregistrement d'un contrat de bail est payant. Les droits d'enregistrement s'élèvent dans ce cas à 0,2 % du montant cumulé des loyers et des charges imposées au locataire pour toute la durée du bail, toutefois avec un minimum qui ne peut pas être inférieur au droit fixe général de 50 euros.

    Exemple : si pour un bail de 3 ans, le loyer est de 900 € par mois et les charges de 100 € par mois, l'enregistrement du bail coûtera 72 € (36 mois x 900 + 36 mois x 100 € = un montant cumulé de 36.000 € sur lequel 0,2 % font 72 €).

    Remarque :

    Si dans un même contrat de bail, l’immeuble est loué en partie à titre d’habitation et en partie à d’autres fins (commerce, bureau), l'enregistrement du contrat est payant pour tout l'immeuble.

    Par contre, si deux contrats de bail distincts ont été établis (un pour l’habitation et un autre pour la partie destinée à d’autres fins), l'enregistrement du contrat de bail qui concerne exclusivement l’habitation est gratuit.

    Attention : si vous dépassez le délai pour faire enregistrer votre bail, vous devrez payer une amende.

  • Que se passe-t-il si je ne fais pas enregistrer un contrat de bail ?

    Un contrat de bail n'est pas enregistré. Les conséquences sont :

    Si le contrat de bail concerne… alors...
    une résidence principale et qu'il est conclu pour une période de plus de trois ans le locataire pourra mettre fin au contrat sans préavis
    une résidence principale qui est mise en vente le locataire ne pourra pas s'opposer à l’expulsion par le nouveau propriétaire
    un immeuble loué en partie à titre d’habitation et en partie à d’autres fins (commerce, bureau) le propriétaire sera imposé sur base du total des revenus locatifs nets

    Attention : si vous dépassez le délai pour faire enregistrer votre bail, vous devrez payer une amende.

  • Dois-je faire enregistrer l'état des lieux et les annexes qui doivent être jointes au contrat de bail ?

    Vous devez faire enregistrer l'état des lieux. Il sera enregistré gratuitement si :

    • vous présentez l'état des lieux en même temps que le contrat de bail ;
    • vous présentez l'état des lieux après le contrat mais vous joignez l´original et une copie du contrat de bail (exclusivement réservé à l'habitation et donc enregistré gratuitement) à l'état des lieux ;
    • vous présentez l'état des lieux après le contrat mais vous joignez une déclaration écrite à l'état des lieux. Cette déclaration écrite doit stipuler que l'état des lieux concerne un contrat déjà enregistré gratuitement.

    Si l’état des lieux est lié à un contrat de bail autre qu’exclusivement réservé à l’habitation, celui-ci sera enregistré au droit fixe général (qui s’élève actuellement à 50 euros).

    Vous ne devez pas faire enregistrer la copie de l’arrêté royal du 8 juillet 1997 et l’annexe de l’arrêté royal du 4 mai 2007. Mais si vous les joignez au contrat, elles seront enregistrées gratuitement même si le contrat ne mentionne pas ces documents.

    Remarques :

    • l’arrêté royal du 8 juillet 1997 détermine les conditions minimales à remplir pour qu’un bien immeuble donné en location à titre de résidence principale soit conforme aux exigences élémentaires de sécurité, de salubrité et d’habilité
    • l’annexe reprise dans l’arrêté royal du 4 mai 2007 informe le propriétaire et le locataire sur le droit en matière de baux à loyer

    Enfin, vous ne devez pas faire enregistrer les autres annexes comme, par exemple, le certificat de performance énergétique. Mais si vous les joignez au contrat et si le contrat les énumère, elles seront enregistrées gratuitement.